オフィスで出た機密文書はどう捨てる？業者へ依頼するメリットとは

オフィスで発生した機密文書を適切に廃棄する方法として、業者への依頼が注目されています。本記事では、そのメリットに焦点を当て、セキュリティ確保や環境への配慮に加え、業者選定のポイントを解説。機密情報の安全性と法的要件の遵守に向け、業者との提携が重要な役割を果たすことをご紹介します。

機密文書の廃棄方法

機密文書の適切な廃棄は、情報漏洩やセキュリティリスクを最小限に抑える重要なプロセスです。

企業や組織は、徹底した情報管理と廃棄方法の確立が不可欠とされています。こちらでは、機密文書の廃棄方法とそれぞれの特徴について紹介しましょう。

オフィスシュレッダー

オフィスシュレッダーを使用して社内で自ら廃棄する方法は、一般的で手軽な手段です。

廃棄したいときにただちに処分でき、目の前で行うためセキュリティ面での安心感も得られます。ただし、大量の文書を処理する際は時間と手間がかかる上、シュレッダーの維持やゴミ袋、電気代、人件費などがコストとなる点に留意が必要です。

焼却処分

工場での焼却処分は、大量の文書を一度に簡単に廃棄できる利点があります。

ただし、配送中の紛失や事故のリスク、焼却に伴う二酸化炭素の排出など環境への影響が懸念されます。さらに再生不可能なため、リサイクルによる資源の有効活用が難しい点も考慮すべきです。

直接溶解

直接工場で段ボールやホチキスなどを含めて溶解する方法は、環境への配慮があり、再生可能な利点があります。

しかし、配送中のリスクや処理タイミングの依存性、業者とのタイムラグなど、スケジュールの調整が必要な点に留意が必要です。

出張裁断

出張裁断サービスは、事業系ごみ回収業者の大型シュレッダーを搭載したトラックが企業に訪問し、目の前で廃棄できるサービスです。セキュリティ面での安心感があり、廃棄のタイミングも指定できます。

さらに、配送中のリスクがなく再生可能な点も利点です。ただし、文書を廃棄可能な状態にする手間が必要な場合もあることを忘れないでください。

持ち込み裁断

大型シュレッダーシステムが整った工場にみずから持ち込んで裁断する方法は、自社で配送を行うことでコストカットが可能です。

セキュリティが整っており、少量からの廃棄も可能です。再生可能な点も魅力的ですが、配送中のリスクを考慮する必要があります。

引き取り裁断

事業系ごみ回収業者が文書を引き取り、工場で裁断する方法もあります。

自社での手間は引き渡しのみで済むため、利便性が高く、セキュリティも確保されているのです。再生可能な点もメリットでしょう。

機密文書の廃棄を業者に依頼するメリット

企業や組織は、自社での文書処理には多くのリソースがかかることを考慮し、専門の業者に機密文書の廃棄を依頼するケースが増えています。

機密文書の廃棄を業者に依頼することには以下のようなメリットがあるのです。

専門的な処理が可能

業者は機密文書の廃棄に特化した専門知識や設備をもっています。

適切な処理方法を熟知しており、セキュリティレベルに応じて慎重かつ迅速に処理を行ってくれるのです。自社での処理に比べて、より高いセキュリティを確保しながらスムーズに文書を廃棄することができます。

簡単・大容量・スピーディな処理が可能

業者に依頼すれば、大量の機密文書も一度に処理してもらうことができます。

専用の設備をもっているため、スピーディに処理が行われ、時間と手間を節約できるのです。また、電話やメール、FAXなどの手段で依頼が可能なため、手軽に文書の廃棄手続きを進めることができます。

高いセキュリティレベルが保持される

業者の中には、溶解処理という高度な方法を採用しているところもあります。

この方法では、機密文書は運搬業者によって回収され、製紙工場で水を使った処理が行われるのです。情報を完全に抹消した後、再生紙の原料として資源化されます。業者による高いセキュリティレベルは、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。

環境への配慮とエコへの貢献

業者が行う溶解処理により、再生紙の原料として資源化されるため、環境に優しい廃棄が実現します。

製紙工場では環境への影響を最小限に抑えた処理が行われるため、企業は環境への貢献として「溶解証明書」や「リサイクル証明書」を取得することができ、CSR活動においてもプラスに評価されるでしょう。

適切に処理できる業者を選ぶ

機密文書の廃棄は企業や組織にとって重要な課題です。

では、適切に処理できる業者を選ぶ際にはどのようなポイントに注意すべきなのか、こちらでご紹介します。

専門的な業者かどうか

機密文書の廃棄を専門に行っている業者を選ぶことが大切です。

機密文書の処理に特化している業者は、情報漏えいリスクを最小限に抑えるためのノウハウを持ち合わせています。業者の実績や信頼性を確認し、安心して委託できるかを検討しましょう。

セキュリティ対策の徹底

選定する業者がどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認することも重要です。

業者がセキュリティに対して真剣に取り組んでいる場合、一貫したポリシーやルールを設定し、教育されたスタッフが適切な処理を行っているでしょう。セキュリティに対する姿勢が信頼性を示すポイントとなります。

回収から処理までのフロー

機密文書を業者へ回収した後の処理工程やフローを確認することが重要です。

業者がどのような方法で機密文書を処理しているか、どのような工程を経て情報漏えいを防いでいるかを理解することで、安心して委託できるでしょう。

環境への取り組み

環境への負荷を減らすために、再生可能な処理方法を選択することも重要です。

溶解処理などの環境に優しい方法を採用している業者は、企業のサステナビリティ活動に貢献するパートナーとなります。環境への取り組みに敏感な業者を選ぶことで、社会的な責任を果たすことができるのです。

カスタマーサポートや相談対応

機密文書の廃棄に関する相談やサポートをしっかりと行っている業者を選ぶことも重要です。

お客さんの要望やニーズに応じ、カスタマイズされたサービスを提供してくれる業者は信頼性が高いといえるでしょう。

まとめ

オフィスで発生した機密文書の適切な廃棄方法については、業者に委託するのがおすすめです。業者に依頼すれば、大量の文書もスピーディに処理可能で、高いセキュリティレベルが保持されます。また、環境に配慮した再生可能な方法も選択可能。しかし、適切な業者を選ぶ際には、専門性やセキュリティ対策、フローの確認が重要です。適切な業者との提携は、情報漏えいのリスクを低減し、法的要件を遵守する上で重要な役割を果たします。